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業務効率化のアイデアをご紹介!これからの業務はテクノロジーの活用で楽々に

近年、テクノロジーの進化によって、テクノベートという言葉が生まれているのはご存知でしょうか? テクノベートとは、テクノロジー(Technology)とイノベーション(Innovatin) を組み合わせた(造語)です。日本の実業家である、堀義人が新たなビジネスの創出に必要な要素として考案したものです。造語は、このように時代の流れに伴って新しく作られ、徐々に世の中に浸透していきます。 まさに、現代ではテクノロジー(Technology)に関する知識は、ビジネスにおいても欠かせないものとなってきており、今後も更に想像を超えてくるものが生まれてくるでしょう。 そこで、今回はテクロノジー(Technology)によって持たらされた、ビジネスにおける業務効率化のアイデア等をご紹介致します。

オフィスにおける業務効率化への課題について

多種多様な業種がある中、業務効率化において共通される以下三つの課題をあげています。

①簡単でスピーディーな情報配信 ②ペーパーレス化を進める ③健康経営の促進を見える化する

①簡単でスピーディーな情報配信

リアルタイムでの情報が飛び交う中、ネットワークを使った情報提供も同じ様に求められています。ネットワークに接続することによって、顧客が商品の情報等をリアルタイムで見る事ができます。 近年、テクノロジーの進化で浸透しているものの中に、インターネットを利用し、遠隔地からも配信できる情報交換やサービスがあります。

例えば、現在普及しているネットショッピングもその影響を受け、市場は右肩上がりの成長を見せています。 ちなみに2019年の段階で、エンパワーショップ株式会社の調査によると、ネットショッピングモールだけでも、113万8963店舗にまで展開しています。 こうしたインターネットの普及によって、遠隔地からも顧客とのコミュニケーションが取れることで、よりスピーディーな業務ができるようになってきました。 それゆえ、今後もこれまで以上に、顧客が満足するスピーディーな情報配信や、取り入れやすい「新しい何かを」を提供し続ける事が課題として、あげられるでしょう。

②ペーパーレス化を進める

日本の企業においてこれまでは、書類等も「紙」で運用していましたが、新型コロナウイルス感染拡大に伴い、多くの企業でのテレワークが急速に広まったこともあり、「紙」でのやり取りではなく、デジタル化の促進に加え、ペーパーレス化に挑戦せざるを得ない状況も出てきています。

例えば、物理的印鑑の押印は、ペーパーレス化の話題になると取り上げられる問題でもありますが、デジタルに移行することによって、保管や閲覧が楽な事や、電子的な証跡も確保でき、その他、人が物理的に動く必要がなくなる、などのメリットがでてきます。 デジタルを取り入れる事で、こういった手間も省けて時間にも余裕が出てきたり、コスト削減にも繋がるので、従業員の効率化だけではなく、会社全体の効率も上がってくるでしょう。

③健康経営の促進を見える化する

「健康経営」とは、従業員等の健康を経営的な視点で考え、戦略的に実践することです。一見、業務には関係ないように感じますが、従業員等への健康投資を行う事で、活力・生産性の向上を活性化させ、結果として、従業員の業務効率化が期待され、将来的には企業の収益性等を高め投資に繋がる、というものです。 また、平成28年には、経済産業省において「健康経営優良法人認定制度」が創設され、職場内でも健康に対して意識改革が行われています。

例えば、オフィス内での健康に関する情報の共有や、残業時間や有給休暇などの状況を見える化することで、従業員がお互いに意識し合い、自ずと「健康経営」の促進を図ることに繋がります。 更に最近では、コロナ禍ということもあり、健康意識が徐々に高まったように感じます。 株式会社マクロミルの調査(20~60代の男女2000人)によると日本では緊急事態宣言解除後に健康意識が高まった方が多く、具体的には、手洗いうがいをこまめにしている=68.8%、規則正しい食事を心がけている=58.6%、規則正しい睡眠を心がけている=45.8%にも上っています。その他、運動などそれぞれ健康に対して、関心が高まっているようです。 このように、日常だけではなく、働く上での「健康経営」は、今後ますます注目され、従業員の仕事の効率化においても期待されていくことでしょう。

業務効率化に有効的な最新テクノロジー

そもそも、テクロノジー(Technology)とは、「特定の分野における知識の実用化」であり、「知識の実用化によってもたらされる能力」と定義されています。 先述にあげた課題を有効化させる方法として、以下の三つの最新テクロノジーをご紹介します。 ①Ai技術 ②5Gなどの通信技術 ③サイネージなどの電子ディスプレイ

①Ai技術

Aiとは、Artificial Intelligenceの略で、日本語では人工知能と表されています。 機能として「認識」「識別」「予測」「実行」があります。 人の顔から性別や年齢、見た目から分かる表情の違いによって、感情までも読みとる事ができ、その他、これから起こる状況なども予測できます。 万が一災害が起こった場合でも、場所の状況情報や安全な場所の指示誘導等、医療現場等でも活用されてます。 こういった技術をオフィスに活用し、Aiができることと、人ができることの区別をすることによって、大幅に業務の短縮化が期待できます。

例えば、Aiはデータを数字化することが得意なことから、大切な意思決定の場面において、それらを元にサポートする役割も担います。大量のデータを分析するのは、人よりAiがスピーディーでより正確です。 また、ネットワークを使う事で、遠隔地においても同じようなシステムが働き、場所に関係なく快適な業務を行う事が可能です。 近年では、言語を理解し自分の考えを伝える事ができるPepperくんや、パーソナルアシスタントSiriなど、テクロノジーの進化に伴って活躍の場が増えてきています。 このように、機械と共に働くスタンスは、今後もさまざまな場面で見られるのではないでしょうか。

②5Gなどの通信技術

5Gとは、第5世代移動通信システムのことであり、「高速大容量」「高信頼・低遅い延期通信」「多数同時システム」の三つの特徴があります。 5Gになり何が変わったかというと、今まで繋がらなかったあらゆるものが、境界線なく繋がるようになったと考えると分かりやすいです。 更には、Iotがこれまで以上に活用の幅を広げます。Iot(Internet of Things)とは、情報伝達機能をものに組み込ませ、インターネットに繋ぐ事で、ものからデータを取得したりもの自体を、遠隔操作する仕組みの事を指します。 つまり、オフィス内のものをインターネットに繋ぐ事によって、これまでできなかった不可価値も生まれてきます。

すでに、このIotを利用した事例もでてきており、自治体や自動車業界、物流業界、更には農業においても活用の幅が広がっています。 「これとこれを繫げたら、もっと便利になるのでは?」といった自社ならではの取り組みを、自由に生かせる時代に入ってきているのではないでしょうか?

③サイネージなどの電子ディスプレイ

テクロノジーの進化で分かりやすいものの中に、街でよく見かけるサイネージ(電子看板)があります。お店の店頭や商店街、駅中など至るところで見かけるようになりました。 テレビ番組でもコロナ感染予防対策として、モニター画面が設置され遠隔での出演が行われていますが、まさにそのモニター画面がサイネージです。

このサイネージもインターネットに接続することができ、さまざまなコンテンツを配信したり、学校の授業で使われたり、病院でも待合室に設置され番号を配信したりと、活用の幅を広げています。 もちろんインターネットに繫げなくても、単体での広告配信にと利用されています。

また、サイネージは「オフィスにおける業務効率化への課題について」でご紹介したように、ペーパーレス化や、健康経営の促進を見える化するという課題にも適しています。画面も鮮明で見やすく、配信方法も簡単なこと、また、インターネットに繋ぐ事で遠隔地からも操作が可能な事から、急な出張でも離れた場所から通常通り配信することが可能です。 そういった理由からも、近年では、サイネージがビジネスにおいて急速に普及してきました。 矢野研究所の調査によると、国内のサイネージ市場に関する調査結果では、2020年度は2016年度の2倍を超える、3361億7000万に達すると予測されています。 こうした、デジタル技術を活用することで、ビジネスシーンならではの、仕事の効率化や連絡事項の浸透など、さまざまな場面にテクノロジーの進化を見ることができます。

デジタルサイネージを活用した業務効率化の事例

では、実際に業務の効率化を実現させたデジタルサイネージ事例の、以下の三つをご紹介します。

運用の容易さを実現した「NEC」

一つ目は、パソコンやテレビ・スマホなど、日常でも使い慣れた製品等を生産する日本でも有名な「NEC」の導入事例です。 導入のきっかけは、従業員が一日に接触する情報量がとても多く、そういった情報の中でも、運用の容易さを実現したいといったものでした。 これまでは社内ポータルへの掲載や一斉メール配信によって伝えることが中心だったのですが、メッセージの中身はもちろん、伝え方に「インパクト」が必要なのではないか、との事でデジタルサイネージを設置しました。

その結果、多くの情報の中から、特に知って欲しい情報を選び、デジタルサイネージを通してタイムリーに届ける事ができ、発信する情報の認知が拡大しました。 更に、デジタルサイネージで配信される内容が、従業員同士の話題となり、社員間のコミュニケーションも活発になったそうです。 また、働き方改革の一環として、従業員が個々の決まった席を持たないフリーアドレス化改革を進める一方で、紙への依存が残る事も課題としてありました。社内掲示板もポスターが多かった中、長時間放置されたままの状態もあったようです。 ポスターを張る作業の中で、掲示板への申請から撤去などに時間や手間をかかっていたが、こうした業務もサイネージ上で配信することができ、効率化に繫がったと言えます。ようです。 このように、デジタルサイネージの自動配信によって、運用管理の容易さや、配信内容によって、従業員同士のコミュニケーションにも繫がった事例でした。

多数の従業員への周知を一括化した「東京電力ホールディングス」

二つ目は、2011年の3.11により福島第一で、事務本館など構内のほとんどの施設が被害を受けた、「東京電力ホールディングス」の導入事例です。 導入きっかけは、通信・電源環境を含め被害を受けたインフラの再整備が課題としてあがり、また、従業員が6000人、ピーク時で7000人もの全作業員の周知をいかに行うかが導入の後押しとなったようです。

発電所内では、パソコンやスマホを持ち込める環境ではない為、全従業員への周知は至難の技でしたが、デジタルサイネージを導入後は、日々改善される構内安全対策の情報など、即座に新しい情報を配信することができたようです。 実際に、構内の感電事故が起きた際にも、その日のうちに分かりやすいイラスト等を交えながら、事故の状況や注意事項等を確実に伝えることができ、業務効率改善にも繋がりました。 このように、作業現場や従業員の人数が多い場合「情報配信の即時性」に長けているデジタルサイネージの設置によって、作業の効率化や連鎖事故の予防、更には周知に関する従業員同士のコミュニケーションが図れたりと、さまざまな課題が解決された事例であると言えるでしょう。

<h3 style="margin-bottom: 20px; color: #111;border-bottom: 1px solid #4432db;border-left: 5px solid #4432db;padding-left: 5px;">遠隔地での会議でも短縮化に成功した「今村証券株式会社」</h3>

三つ目は、北陸3県に9店舗を展開する地域に密着した「今村証券株式会社」の導入事例です。 導入のきっかけは、それぞれ遠隔地においての会議の際に、鮮明な画像で相手の表情も読みとれるディスプレイを探し、デジタルサイネージにたどり着いた事です。 従来までは、WEB会議を導入されていましたが、画像が荒く表情が掴みにくい事、会話も複数人同時にできない事、相手の意図がしっかり伝わっているのか、都度確認の手間がかかり、会議が長時間に及ぶといった不満がありました。

デジタルサイネージ設置後は、会話も複数人同時に話せることや、近くにいる時と変わらないコミュニケーションが実現でき、遠隔地でありながらも質の高いコミュニケーションが図れたと、満足しているようです。 更には、4時間から3時間の会議時間削減にも繫がったようです。また、深みのあるサウンド音声で今までにない臨場感を体験できた事や、容易な操作性で、システム切り替えに伴う負担が最小限だった事もあり、とても喜ばれているようです。

このように、デジタルサイネージを設置することで、遠隔地での会議においても、スムーズでかつ質の高い会議や、時間短縮といった課題までも解決した事例でした。

まとめ

テクノロジーの進歩によって、ビジネスにおいても業務の効率化が実現できたり、人々の生活もより良いものへと変革していくことでしょう。 また、効率化が望めるからこそ、人間とテクノロジーによって生まれたものとの共存を上手く保ち、よりよいビジネスシーンを築き上げていく事も大切です。 また、本記事後半に最新テクノロジーとして、デジタルサイネージの活用事例をご紹介しました。 デジタルサイネージは、ジャンルを超えあらゆる業種に対応できるコンテンツ配信や、Aiを導入したものなど、自社の課題解決をサポートしてくれるデジタル機器です。 デジタルサイネージの気になる特徴なども踏まえ、ご相談やお悩み等がある方は是非一度サイネージサイネージモンスターまでお問合せ下さい。

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